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なぜあなたの仕事は遅いのか?【出来る医療事務員とは】

皆さんは仕事が早いですか、遅いですか。

そもそも仕事が早い人のイメージってどういったものでしょうか。

医療事務でいえば手が早い(入力が早い、読み書きが早い)や判断が早い、臨機応変にてきぱき行動出来るなどということが挙げられると思います。

確かにこれは分かりやすいスピードではありますがこの部分で圧倒的な差がつくことはなかなかありません。

では一体何で差がついてしまうのでしょうか。

今回はこの点にフォーカスしてどうすれば仕事を早く片づけられるのかを見ていきます。

なぜあなたの仕事は遅いのか?【出来る医療事務員とは】

 

結論

アウトラインを作成する。

メタ認知力を高める。

この2点で確実に仕事は早くなります。

アウトライン作成

アウトラインとは

アウトライン(outline)はout(外の)とline(線、境界線)がくっついたのが語源で輪郭線、大まかに描いた線画という意味を持つ言葉です。

そこから外郭・輪郭という意味を持つようになり更に概要・あらすじという意味も持っていますですので今回指しているアウトラインとは仕事の輪郭、概要、あらすじという意味です。

そしてアウトライン作成は実際に仕事に手をつける前に仕事の全体感を詰めるということを指します。

アウトライン作成のメリット

ひとことでいえば仕事のやり直しを大幅に減らすことが出来るということです。

つまり仕事が早い、遅いの差が生まれる最も大きな要因は膨大な小さなやり直しの量です。

ですので時間がかかっている人は仕事の段取りが悪くてこの小さなやり直しがたくさん発生している状態です。

見直してみたら間違っていたのでやり直す、上司に確認してもらったら上司が思っていた結果ではなかったのでやり直す、関係部署に確認してもらったら指摘が入ってやり直す。

このやり直しにかかる時間を最小限にすれば早く終わるのはもちろん、その分質を高めることに時間を使えます。

このやり直しの時間を最小化する為にしないといけないのがアウトラインの作成です。

作成ポイント

次の3点を行います。

①目標設定:得たい成果は何か?

②現状課題:目標設定の為の課題を具体的に示す

③対応策 :課題をクリアする為の具体的な策を示す

 

入院係における例を1つ挙げます。

入院係のある担当者が上司より入院費の概算表を新しく作りかえるようにと指示を受けます。

ここの入院係では長らく古い概算表を使っていて点数も最新のものを反映していない状態でした。

ここで仕事が遅い人は元の表を開いて古いと思うところを修正していきます。

即仕事に取りかかって問題はないように思えます。

しかしこれは1番避けるべきやり方です。

簡単な仕事に見えてもいきなり手を付けると膨大なやり直しに苦しみます。

まずすべきことはアウトラインの作成です。

そしてそれは上記の3つで詰めていきます。

この中でも最重要なのが①目標設定(得たい成果は何か?)です。

では今回の担当者が上司から依頼された概算表の作りかえのケースの目標設定は何でしょうか。

誤りやすいのは「古い概算表を新しくすること」と設定してしまうことです。

これは目の前の目標です。

そうではなくて目指すべきはそのもう1段上にある「本当に得たい成果は何か」という点です。

これは依頼した上司側から見るとよく分かります。

上司が本当に得たい成果は「信頼性の高い概算表にすることで患者の助けとなり役に立つこと」です。

ここの目標設定で陥ってしまいがちなことが1つあります。

それは曖昧な言葉での定義づけです。

目標設定は誰が見ても同じ解釈が出来るほどの具体性がとても大切です。

この例でいうと「信頼性の高い概算表」という部分が具体性に欠けています。

この部分をしっかり深掘り出来るかどうかで仕事の善し悪し、スピードの早い遅いが決まります。

ですのでここをしっかり具体的にしていきます。

信頼性の高い概算表とはどういうものなのか。

たとえば「最新の診療報酬にのっとっていて正確である」「疾患ごと、入院期間ごとの概算が把握出来る」などがあります。

ここは出来る限り具体的にします。

次に設定した具体的な目標を達成する為の現状課題を洗い出します。

現状課題としては元にするデータが古い、あらゆる疾患は網羅出来ていない、入院期間の長短に対応していない、みたいに挙げていきます。

最後に課題をクリアする為の対応策を考えます。

ここでは、元にする点数データを最新のものにする、自院の疾患を網羅したものにする、入院期間の長短に対応する為期間別で細分化するもしくは1日当たりの概算額を割り出しておく、などが考えられます。

ここまでするとするべきことが明確になります。

そしてここまで文章化が出来ればこれを上司に示しフィードバックをもらいます。

ここで指示した上司のイメージとズレがないかを徹底的に詰めます。

これをすることによってやり直し時間の最小化が可能になります。

1番良くないのが最初に指示を受けてから上司と何のすり合わせもないままに自分なりの完成形まで持って行ってしまうことです。

こうしてしまうと完成形がとんでもなくズレていたということにもなりかねません。

大事なのはアウトラインの作成、そして事前フィードバックです。

メタ認知

アウトラインの作成をしっかり作り込めばやっていない場合と比べて確実に早く仕事を終わらせることが出来ます。

そしてこのアウトラインの作成というのは構造がメタ認知とよく似ています。

目の前の仕事にすぐとりかかるのではなく全体像をイメージし全体感を詰めるということはすなわちメタ認知が効いている状態です。

つまり俯瞰して仕事を見るということです。

逆な言い方をするとメタ認知が効いた状態であれば仕事の全体感をしっかり詰め切ることもアウトラインを作成することもしやすいということです。

今回の件に限らず仕事においてはメタ認知力がとても重要です。

客観的に物事を見れるということのメリットは想像以上なのです。

まとめ

アウトライン作成については今回は資料作成を題材にしましたが、これをレセプト作成に応用すればどのような成果が得られるのでしょうか。

これは個人個人で考え方がいろいろあるとは思いますが共通して言えることが1つあります。

得たい成果が何なのかをとことんまで追求することがスピード、質両方の向上につながるということです。

本文でも述べた通り目標設定の定義を具体的にすること、最終的なゴールが何なのかを明確に示しておくことが全てです。

そこさえ間違わなければ仕事を早くかつ正確に終わらせることが可能になります。

レセプトでいえば最終的なゴールは診療行為を最大限に収益化出来てなおかつ査定されない請求ということです。

ここの認識を明確にしておく必要があります。

でないと残業してレセプト点検という状況に陥ってしまうからです。

最大限に収益化するのならば自らの残業代を発生させているようではダメなのです。

そして極論を言えば残業してもしなくても査定額が変わらないのならば残業してまでする点検にはもはや意味はないのです。

ここでメタ認知を効かして全体をとるのか、はたまた目先を追うのか。

それは考え方次第です。

個人の考え方、とらえ方はここではひとまず置いておきますが、とにかく仕事を早く終わらせたいという人は今回の主旨のアウトライン作成に注力すべきです。

そしてやってみれば気づくはずです。

今までどれだけ時間をムダにしていたかということが。

ぜひ1度試してみて下さい。

おすすめします。

 

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