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【ここに来てガチ判明!】ムダな会議、委員会、説明会、ミーティング・・・【コロナの裏側で】

新型コロナウイルスへの対応でどこの医療機関もご苦労されていることと思います。

当院も現在全入館者検温を実施しており、その測定者には事務員も入り、まさに最前線で対応している状況です。

外来患者も入院患者も減ってきており、この先に光があるのかさえわからない中、日々自分たちがやるべきことを粛々と遂行している毎日です。

また医療事務員は常に患者さんと接する立場であり、常に感染のリスクと向き合いながらストレスのかかる業務を強いられています。

それでも職員全員が協力しあってなんとか進んでいる状況です。

現場の人たちは本当に頑張っています。

ただでさえ給料が高くない上に、危険手当なんてものもないわけです。

そしてまた、発熱患者の対応や問い合わせ、さらにどうでもいいような問い合わせへの対応などとやることは満載です。

コロナのせいでマイナスだらけやんって思ってしまいますが、実はプラスになることもあるのです。

それは会議や委員会等の人が集まる業務についてです。

今回はこの点について述べていきます。

ごまお

コロナに負けねえぞ!

【ここに来てガチ判明!】ムダな会議、委員会、説明会、ミーティング・・・【コロナの裏側で】

結論

本当に費用対効果の高い会議や委員会は残し、そうでないものはなくしましょう。

病院の会議

病院での会議、委員会、ミーティングは、はっきり言って生産性の低い非効率なものが非常に多いです。

主な特徴としては次の2点があげられます。

・会して議せず

 

・議して決せず

会して議せず

参加者は集まっているものの議論が交わされない状態です。

一方的な事務連絡の伝達で終わってしまう会議や現状だけを報告するだけの会議。

はたしてこれを会議と言っていいのかわからないレベルのものって結構あります。

そこにはそもそも議論なんてないのです。

だったら集まる必要ねえじゃんって思えるもの多数。

でもみんな集まります。

なぜか?

それは施設基準として開催しなくてはならないものも当然ありますが、院内で独自にあるものについてはもうホントになんとなくです。

昔からやっているから、取り止める強い理由も特にないから、そんなわけのわからない理由で存続し続けているものが数多くあります。

議して決せず

こちらは議論は行われるものの結論がない状態です。

白熱した議論をした満足感だけがインプットとして得られアウトプットが一切ないパターン。

本来、会議や委員会とは利害関係者が納得する意思決定を行う場のはずです。

ですがそんな会議はごくわずか。

多くの会議は話し合いは行ったという参加者の満足感だけがあり、アウトプットするというゴールがなされていません。

病院組織という特殊性

なぜ上記のような状態になるのか?

その答えは簡単に言えば、病院の組織だから、ということになります。

これでは意味がわからないかもしれませんが、要するに一枚岩の組織構造になっていないから、ということです。

さまざまな職種が混ざり合って成り立っている組織、それが病院です。

そしてそこには明確にヒエラルキーが存在し、また各部門の目的やその意識の強さもさまざまです。

病院内ヒエラルキーと医療事務【医事課の役割とポジション】

仕事に対するエンゲージメントの高低もさまざまです。

エンゲージメントって何?【病院と職員エンゲージメントと満足度】【病院経営】エンゲージメントを高める5つのポイント【当事者意識】

はっきり言ってガバナンスが効いていないのです。

なんとなく昔からあり、なんとなく参加する。

マウントを取りたい人もいれば、一切発言しない人も多数。

こんな会議意味あるの?って思って参加している人ならまだいい方で、もう思考停止してこれは参加するものなんだ、としか思っていない人すらいます。

会議が意思決定の場として機能している場合ってホントに少ないように感じます。

コロナの影響によって

しかしその状況が最近変わってきました。

コロナの影響によって人の集合が自粛されるようになり、会議や委員会も中止となるものが増えてきました。

そしてたとえ開催されたとしても時間短縮で行われるものがほとんどになりました。

そうすると見えてくるのです。

いかにいらない会議が多いかということがです。

中止しても時間短縮しても何の支障もないものがかなりある、ということが明確になってきたのです。

そもそも明確なゴール設定のない会議が多すぎました。

そしてまた優秀なファシリテーターがいないのも事実。

すると必然的にムダな議論、ムダな時間ばかりが増えていく。

さいわいといっては不謹慎ですが、今回のコロナの件によってムダな会議というのは淘汰されます。

やってもやらなくてもいい会議ならなくしてしまおうという流れにも持っていきやすくなるということです。

今回のコロナの件は病院にとっては死活問題です。

終息するのはまだまだ先、1年後終わっているかといえばそんなことはない。

だったら病院経営はどうなるのか、どうするべきか?

問題は山積み、考えるべきことは山ほどあります。

もうピンチ、マイナスのオンパレード、誰もがそう思っています。

ですが唯一この会議の問題についてはマイナスどころかプラスになり得るのではないか、そう思います。

改めてきちんと精査できるいい機会なのではないか、そう思うのです。

まとめ

 

これは会議や委員会だけでなく説明会や研修会でも同じことです。

今回の一件で全国の医療事務員が思ったはずです。

厚労省の改定説明会っていらねえじゃんって。

現地にわざわざ行く必要なかったじゃんって。

今回の件がなくてもそう思っていた人は多いはずです。

あの説明会で一体何が得られるのか。

あの場で新たに得る情報なんてほぼないのです。

それこそこのご時世、ネットですべてこと足ります。

今回youtube動画での改定説明としましたが、もうこれでいいとみんなわかったわけです。

ぜひ次回以降もそうして頂きたいと願います。

そして当院でも改定説明は動画配信という手段を今回とりました。

そして同様にわかりました。

わざわざ大勢を集めて行う必要などないということが。

 

今回のコロナウイルスは社会にとっても病院にとっても大打撃です。

今後間違いなく大不況へと突入して行きます。

終息はまだまだ先です。

たとえワクチンができたとしてもそれは早くても1年半後。

既存の薬で代用できるものは現時点ではまだ見つかっていません。

アビガンが本当に効くかどうかもまだ全然わかっていないわけです。

しかも催奇形性の問題もあるのですから、おいそれと使える薬でもないわけです。

いつまでこれが続くのか?

そしてもうどこの病院であってもコロナ患者を受け入れざるを得ない状況というのも現実的に見えてくる時期がいずれやって来ます。

2020年がまさかこんな年になろうとは誰もが思いませんでした。

もう希望も何もない、すべてマイナスだと考える人がいてもおかしくはありません。

ですがここはとらえ方を変えてほしいのです。

事実は変わらなくても、とらえ方は変えられる。

これだけ切羽詰まった状況下では仕事のあり方を考え直さなければならない。

ある意味今までの常識をひっくり返せるいい機会とも言えるのです。

いらない会議があぶり出されるように、いらない仕事もあぶり出せます。

事務員にテレワークは無理?

そんなこと誰が決めましたか?

みんな常識に支配されすぎです。

それも医療機関の常識にです。

すべてゼロベースで自分のアタマで一度考えてください。

ピンチは同時にチャンスでもあるのです。

ごまお

今こそ仕事としっかり向き合うとき

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