PREP法とは?相手に伝わる「わかりやすい」説明の仕方【まるっと理解】

いきなりですが、PREP法って知っていますか?

PREP法とは、わかりやすい説明のための文章構成方法の1つです。

もしもあなたが上司から「つまり何が言いたいの?」「結論から言って」「きちんと整理してから話して」と言われた経験があるのなら、ぜひPREP法を身につけましょう。

PREP法が身につくと、上司への報告や部下への指導、会議文書の作成や説明など、わかりやすい説明が求められるあらゆる場面で役立ちます。

この記事を読むことによってPREP法とは何かが理解できます。

そしてその結果、今より円滑なコミュニケーションがとれるようになるはずです。

PREP法とは?相手に伝わる「わかりやすい」説明の仕方【まるっと理解】

 

 

結論

 

PREP法とは「結論 → 理由 → 具体例 → 再度結論」です。

PREP法とは

PREP法とは何か

PREP法とは

Point(結論)→ Reason(理由)→ Example(具体例)→ Point(再度結論)

で話す方法をいいます。

PREP法での流れ

上記を文章の構造にすると

【1】Point(結論)    → ~は○○です。

 

【2】Reason(理由)  → なぜなら△△だからです。

 

【3】Example(具体例)  → たとえば□□ということです。

 

【4】Point(再度結論)  → だから○○であるということになります。

となります。

PREP法のメリット

PREP法を用いるとコミュニケーションが円滑になります。

その理由は「伝わりやすい」「わかりやすい」「説得力がある」という3つのメリットがあるためです。

1.伝わりやすい

この方法の特徴であり肝である部分が、結論ファーストということです。

結論をドアタマに持ってくることによって、最も言いたいことが何かということを聞く側が把握しやすくなります。

一般的に論文や小説は起承転結という形式をとっています。

ですが相手に説明する場合はそれだと、まどっろこしくて伝わりづらいです。

最も言うべきことは最初に持ってくる。

これを覚えておきましょう。

2.わかりやすい

結論ファーストだと聞く側が理解しやすいです。

だからとてもわかりやすい。

そして「つまり何が言いたいの?」と言われてしまう人は、逆に結論を一番最後まで言わないからそうなるのです。

繰り返しますが、結論はドアタマが鉄則です。

3.説得力がある

PREP法を心がけて説明するということは、自分の中で「要点はこうで、理由はこう、理由に説得力を持たせるための根拠はこれ」というような整理ができているということです。

そのため聞き手からすると、とても説得力がある文章に感じられます。

PREP法を使って話す場合

必要なのはメタ認知

相手に伝わるわかりやすい説明という点ではPREP法を使えばOKです。

ただしこれが書面のように文章で書く場合ならそれだけでいいのですが、口頭で伝える場合にはもう1つ必要なものがあります。

それはメタ認知です。

話すとは伝えることです。

そして伝える目的とは、そのことによって相手を動かすことにあります。

しかし伝え方を工夫するだけでは、まだ足りないのです。

自分が伝えたいという視点しか持っていないのであれば、聞き手の気持ちが理解できず、結局相手に伝わりきっていないということにもなりかねません。

大事なことは相手の気持ち、立場を理解しようとすることです。

そこで必要なのがメタ認知なのです。

メタ認知が効いた話し方

「1分で話せ」伊藤羊一著 という本の中に次のことが書かれています。

「自分が相手に伝えたい」という視点しか持っていないのであれば、その話を聞いている相手の気持ちが理解できず、結果、相手に伝わらないということです。

今、伝えているこの言葉を、相手がどのように理解しているかどうか、どのように感じているかといった視点は、主観の自分は持っていないわけです。

そこですべきこととされているのが

「話している自分と相手を俯瞰で見る」

ということです。

具体的には

①話している自分と聞いている相手のことを客観的に見ているもう1人の自分を置く

 

②つねに相手は自分に対してどのような印象で受け止めているのかをチェックしてもらい、そのフィードバックを受けて話し方を変えていく

著者がやっているのは図の1番下の方法です。

俯瞰で相手に憑依する自分を置き、相手から自分がどう見えているかをチェックするというやり方です。

こうすれば独りよがりの話し方は避けることができるでしょう。

まとめ

 

繰り返しになりますが、PREP法を用いると、わかりやすい説明ができ仕事でのコミュニケーションが円滑になります。

そして話す場合にはそこへ更にメタ認知を効かすことで、より伝わりやすくなります。

 

ブログやYouTubeなどのコンテンツは基本的にPREP法で構成されています。

なぜなら容易にわかりやすく伝えようとすると、それが最善の伝え方だからです。

対して僕たちは仕事でつねにPREP法を使っているかというと、そうでもないです。

そんなことを意識したことすらない人も多いはずです。

でも仕事でこそ容易にわかりやすく伝える必要があります。

「ごめん、もう一回説明して?」「つまりどういうこと?」などというやりとりが普段行われていませんか?

その部分だけなら小さな時間のロスですが、積み重なるとそれは大きな時間のロスになります。

不必要な時間の損失は避けなければいけません。

というわけでPREP法が大事、PREP法を使いましょうということになります。

あなたも今日からぜひPREP法を意識して使ってみてください。

そうすることであなたのコミュニケーションスキルはきっとレベルアップするはずです。

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