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医事課の生産性とは? 【パーキンソンの法則】

今回はパーキンソンの法則、そしてそこから分かる仕事の生産性、効率性について解説、考察します。

皆さんパーキンソンの法則をご存知でしょうか。以下に示します。

パーキンソンの法則(パーキンソンのほうそく、英: Parkinson’s law)は、1958年、英国の歴史学者・政治学者シリル・ノースコート・パーキンソン(英語版)の著作『パーキンソンの法則:進歩の追求』、およびその中で提唱された法則である。

具体的には

第1法則

仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する

第2法則

支出の額は、収入の額に達するまで膨張する

の二つからなる。 『ウィキペディア(Wikipedia)』

今回はこの中でも第1法則仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張するについて見ていきます。

医事課の生産性とは?

結論

生産性を上げる為には自分の主体的な時間、目標設定が必須です。

また、あえて人工(ニンク)を減らすことも手段の1つです。

パーキンソンの法則

パーキンソンの法則 第1法則

「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」

これをもう少し分かりやすく言うと、仕事の量というのは与えられた時間をフルに使いきるまで膨れ上がる、ということです。

ある仕事を明日中にと言われれば明日の期限ギリギリまで使ってしまうということです。

その結果どんな仕事も締切間近に完成します。

自分の仕事がいつも締切ギリギリに提出となっているのだとしたらこのパーキンソンの法則の第1法則が働いています。

たとえ1時間で終わる仕事であっても完成のリミットが3時間であれば3時間で、1日であればまるまる1日間を使ってしまうものなのです。

意識していないとパーキンソンの法則に支配される

第1法則に続いて第2法則もあるのですが要は同じことを言っています。

これは時間に対してかお金に対してかの違いだけなので説明は割愛します。

そしてこれらを普遍的な言い方にすると、ある資源に対する需要はその資源が入手可能な量まで膨張する、となります。

今使っているカバンがパンパンだからといって大きなカバンに買い替えたのにやっぱりパンパンになるという現象はこのパーキンソンの法則が働いているのです。

無意識でいるとパーキンソンの法則が発動してしまうということです。

パーキンソンの法則の悪影響

パーキンソンの法則が発動してしまった結果どうなるのかというと次の2点となります。

1.本質的なもの以外の量が増える

2.結果本来求めているものの生産性が伸びない

3時間で本来終わる仕事なのに2日間の時間を与えられるといつの間にか2日間の仕事になってしまいます。

その中で本来求められている成果以上のものを目指そうとします。

その意識は素晴らしいものですがそれはそもそもアウトプットとして求めてはいないものなのです。

求められている成果を必要最低限の時間で達成することが最も効率的であり生産性が高い仕事のやり方です。

例えば、レセプト請求する時に症状詳記を添付する場合があります。

オンライン請求の場合請求データにその文書を添付するのですが、その形式の書体であったりレイアウトの体裁を必要以上に整えるという行為もパーキンソンの法則に支配されていると言えます。

症状詳記とはレセプト表記だけでは請求内容を十分に説明しきれないという場合に添付するものです。

ですのでその役割はレセプト請求している内容が適正であると理解してもらう為の説明がきちんとなされているかどうかに尽きる訳です。

そこに見栄えとかレイアウトとかは関係ないのです。

読みづらそうだから改行するとか空きすぎだから空欄を調整するとかいった作業と返戻、減点とは何も結びつかないのです。

ですが意識していないとやってしまうのです。

なぜなら与えられた時間がまだ残っているからです。

まさしく、仕事の量というのは与えられた時間をフルに使いきるまで膨れ上がるものなのです。

対策

ここからはパーキンソンの法則にはまらない為の方法を見ていきます。それは3つあります。

パーキンソンの法則への対策3か条

1.自分の期限を決める
2.自分の目標を決める
3.客観的に時間を見積もる

仕事に期限が与えられるとその期間をまるまる消費してしまうのがパーキンソンの第1法則ですのでその対策としては与えられた期限の手前に自分で締め切りを決めるという方法が有効です。

そして期限と共にここまで出来たらOKという明確な目標設定が必要です。

大切なのは明確さです。

いつまでに、何を、どのレベルで完了させるかということを決めておくことです。

そして期限よりも重視しておかなければならないことが仕事の完了レベルです。

ここが一番あいまいになりやすくぶれるところです。

特にレセプト点検においてはこのラインがとてもあいまいです。

まず個人個人でバラバラですし、点検者のレベルによってもバラバラです。

ですが誤解を恐れずに言いますとそこには正解はありません。

点検者のさじ加減ひとつなのです。

であるならばここまで見たらもう完了という自分なりのラインを強制的に引くしかないのです。

あと1時間あれば1件算定漏れが見つかるかもしれない、あと何点か加算出来るかもしれない。

確かにそうかもしれません。

ですがそんなこと言っていたらそれはきりがないのです。

それで確かに1件算定漏れが見つかって50点上乗せ出来たとしてもその費用対効果はどうなんですかということです。

1時間で500円生み出してもそれはあなたへの給与の時給換算分で消えてしまいますよね、という話です。

それでは生産性は上がっていませんよねってことです。

そもそも持っておかないといけない仕事のマインドは完璧な仕事を目指してはいけない、ということです。

仕事は終わらせるものです。自分で終わらせるのです。

終わりが来るまで続けるものではありません。

ここの捉え方を誤っている人が結構存在します。

特にレセプト担当者には顕著に見られます。それもベテランになるほどその傾向は強いです。

確かにレセプトは病院収益に直結する重要な仕事です。

だからといって時間をかけるというのは違うのです。

ましてベテランだったらどれだけ時間を短縮して見れるかという点を重視すべきなのです。

今日1日で仕上げるぞというのとあと3日で見ればいいや、というのとでは集中の度合いが違いますし、点検精度、質が違います。

ですので大切なことはそこを意識出来るかどうかということです。

客観的に時間を見積もる

客観的にというのがポイントです。そしてそれが1番難しいです。

自分の期限を明確に決めるということはその期限をしっかり守ろうという意識が働き早く仕事を終わらせることが出来ますが時間の見積もりの精度には注意が必要です。

経験値が足らないと少なく見積もりすぎて期限までに終わらないということが出てきます。

元来人間は自分の能力を高く見てしまい時間の期限を短く見積もってしまいがちです。

まして医療事務は想定外のことがいろいろ出てくる仕事です。

患者対応、他部署対応、電話対応にて予定していた仕事がおしてしまうなんてザラです。

ですのでそこを織り込んだ上であらかじめ2~3割のバッファをとっておくことが必要です。

そうしておくことで予定通りに進める確率を上げることが出来ます。

生産性を最大限に上げる為には

パーキンソンの法則を踏まえた上で生産性を上げる方法を考えると最善は時間を減らすということになります。

仕事を終えるのにかかる時間はそれをやる為に割り当てられた時間いっぱいまで増大しまうのがパーキンソンの法則です。

であればあらかじめ割り当てる時間を減らしておけばその影響も最小限に収まります。

わかりやすい例でいうと期限まであと1時間しかないって状況では大抵の仕事は1時間以内に終わります。

しかし期限まであと1週間もあるって状況では1時間以内に終わる可能性は限りなくゼロに近いです。

ならば最初から期限は1時間にしておくべきなのです。

これとおなじ効果で時間を減らすのでなくて人工(ニンク)を減らすという手段もあります。

これは結構難易度が高いですが十分な効果が期待出来ます。

どういうことかというとそれまで3人で行ってきた仕事を2人でしなければならないとなると当初は無理だとかかなりきついという意見も出ますがもともとの制限時間内で出来てしまう場合があります。

これは人工が多いことによって1人1人に結構な余裕を与えているということなのです。

適正な人工に対してぎっちぎちに仕事を与えることは正確性、仕事の質の観点からも避けるべきです。

ですが逆にありすぎる余裕は単に生産性と効率性を下げているに過ぎません。

これはやっている本人達のせいではなくパーキンソンの法則にはまってしまっている結果なのです。

だとすればそこの適正な人工をいかに出すかという管理者の役割が重要なのです。

まとめ

生産性を上げる為には労働力を増やせばいい、労働時間を増やせばいい、とならない所の原因の1つがパーキンソンの法則です。

限られた時間でどれだけアウトプット出来るか、要はそこなのです。

レセプト点検の精度を上げたいのならば時間をかけるのではなくて時間をあえて減らす、そういった発想も大切なのではないでしょうか。

これはあれこれ考える前に1度やってみることです。そうすれば分かります。

時間をかけていることの効果がどれだけ少ないかということが。

そして何より早く終わって早く帰ることが1番です。

今日も定時で帰るぞ、そう思って朝仕事に臨む気持ちだけでも生産性、効率性には大きく寄与する筈です。

 

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