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残業削減に有効な方法5選【医事課の挑戦】

働き方改革を持ち出さずとも残業時間の削減は医療事務では昔からの課題です。

特にレセプト業務イコール残業という見方は常に残っており残業やむなしとしている医療機関も多いと思います。

ですがそれは完全にバイアスがかかっています。

残業をゼロにする、もしくは限りなくゼロに近づけることは十分可能です。

それに必要なことは上司の状況判断と医事課全体のマインドセット改革だと以前の記事で書きました。

⇒⇒⇒医療事務残業ゼロ理論【ここを変えよう】

今回はそのことについて具体的な方法を5つ紹介します。

残業削減に有効な方法5選

結論

1.部署内コミットメント

2.見える化ボード

3.逆報連相

4.残業観の教え

5.ノー残業手当

5選

1.部署内コミットメント

パブリック・コミットメントというものがあります。

これは周りの人に向かって目標を宣言すると達成率が高くなるという行為です。

これを残業について用います。

つまり終業宣誓ということです。

その日の何時に仕事を終えるのかをみんなの前で宣言するということです。

朝礼を行っている職場ではその場で、ないのであれば始業時に1人1人に宣言してもらいます。

人間は基本的に自分に甘く出来ています。

終業時間を何時にするかは本人のさじ加減1つです。

そこを他者の目を入れることによって宣言した時間までに何としても業務を終わらせなければいけないという強制力、緊張感を持たせることが出来ます。

更にあらかじめみんながそれぞれの終業時間を宣言することで意味のないつき合い残業をせず帰りやすい雰囲気を作ることにもつながります。

またこれを実施するのがなかなか現実的ではないという場合であれば少なくとも事前承認制度は導入しておくべきです。

これはたとえば定時終業が17時でその日に残業する場合には16時30分までに上司に残業申請を提出するというやり方です。

この方法をとると残業理由を上司に告げることになるので必然的に不必要な残業がなくなることになります。

また必ず上司が承認する必要があるので日単位で部下の残業時間を管理することが出来ます。

そしていちいち提出して承認してもらうのがめんどくさいということでそれを出すぐらいなら頑張って定時に帰れるようにしようという気持ちが生まれます。

実際当医事課でもこれは導入していますが導入以前と比べて確実に残業時間が減りました。

効果が確実に出ると思います。

ですので部署内コミットメントと事前承認制度の2つとも導入すれば残業への抑止力としては強力に作用させることが出来ると思います。

2.見える化ボード

業務の可視化はとても大切です。

医事課でありがちなことはその業務の進捗具合はその担当者でしか分からないということです。

特に入院係とかですと担当者を病棟単位で振り分けている場合が多いと思いますのでA病棟のレセプト業務の進捗はA病棟の担当者しか分からないという状況が生まれます。

これだと特定の担当者の負荷が大きくてもそれを把握しているのは担当者自身と上司だけということになります。

同じ入院係であっても担当している病棟、診療科が違えば当然業務量も違ってきます。

また個人の能力の差は必ず出てくるので業務の平均化が出来ていない場合というのが多々あります。

そこを可視化して情報の共有を行うことが重要です。

可視化というと業務の可視化と思わるかもしれませんが今回意味しているところは少し違います。

確かに業務を可視化すると他の人が今どういった業務を行っているかは分かります。

ですがそれを活用するすべがないのです。

たとえばボードに各担当者の今日の業務が書いてあったとしてもそれを見たところでどういう動きが求めらるかなんて各担当者では分からないのです。

それは上司がすることです。

業務量の偏在をなくす努力は管理職が行うことです。

ですのでそういう可視化での情報共有は意味がないのです。

ここでいう可視化とは業務ストレスの可視化です。

つまり今現在の自分の業務負荷率を自分でどれぐらいと受けとめているのかを共有するのです。

たとえば、入院係に各担当者の名前が入ったボードを用意します。

縦には担当者の名前が並びます。

横軸には0~100%の目盛りをつけます。

そして各担当者に自身が感じている業務負荷率をマークしてもらいます。

要は今の私のいっぱいいっぱい率を示してもらうのです。

仮にAさんが30%、Bさんが90%だとするとBさんに更に何かをやってもらうことは無理だと分かります。

またAさんにBさんを手伝ってもらうことが可能なことも分かります。

実際の業務では今私手が空いていますよと自ら言ってくる人というのは少数派です。

大部分はたとえ暇であっても周りに言うこともなく適当に時間をつぶしていきます。

だったらそこを可視化しても虚偽申請して30%を90%にしてしまえば意味がなくなるんじゃないかという疑問があると思います。

確かにそれは十分に考えられます。

ですのでそうならないように上司はその90%の中身を把握しておく必要があります。

なぜ今90%なのか、何に労力をとられているのか、本当に90%なのかというところをしっかり詰めておく必要があります。

そうして適正ないっぱいいっぱい率が出揃ったならばそれにそってお互いをフォローし合ったり、

上司が手伝ってあげてという指示を出すことも出来るようになります。

このいっぱいいっぱい率は常に変動することになるので担当者にとっても現況の把握、

業務の取り組み方の見直しをするいい機会となると思います。

3.逆報連相

一般的に報連相というと部下から上司に対しての報告、連絡、相談を指します。

逆報連相とはそれの逆で上司から部下に対しての報連相をいいます。

部下が何らかの理由で手をとられたり行き詰まったりしてつい時間が過ぎてしまうことが続けば結果残業が増えていきます。

こうしたことをそのまま放置せず上司からタイミング良く部下の仕事の進捗を確認したり部下の悩みに先回りして相談に乗ったりすることが逆報連相となります。

たとえば「風しんの追加的対策」事業の請求ということで新たな業務がこの6月より始まっていますが、

この場合上司は請求期限の10日まで何もせず待つのではなく、

月末時点など頃合いを見計らって順調に進んでいるか、分からないところはないか、と先回りして働きかけます。

担当者が要領をつかめていなかったり、このやり方で大丈夫なのかなどと今ひとつ自信を持てず作業がとどこおっていたり、

あるいは他の仕事との優先順位が付けられなかったりと壁にぶつかり足踏みしている場合、

上司からちょっとしたサポートや後押しをするだけでもスッと仕事が進む場合があります。

部下の成長を邪魔せず、かつ不要な残業となる芽を早めに摘んでおくということが大切です。

4.残業観の教え

要は残業をどう見るかという話です。

「残業=頑張っている」「残業=良いこと」という認識が間違いだということを分かってもらわなければいけません。

反対に「残業=仕事が出来ない人」「残業=かっこ悪い」という認識を持ってもらうことが必要です。

結局、仕事量=集中度×時間 だということを理解してもらうしかないのです。

だからもっと残業はかっこ悪いんだというイメージを植えつけるようにしていった方がいいと思います。

まだまだ残業していて頑張っているねという評価をする人が多いように思います。

5.ノー残業手当

はっきり言って1番効果的なのはこれだと思います。

一般企業が導入出来ているのならば医療機関が導入出来ない道理はないと思います。

実際導入はかなり難しいとは思いますが将来的には医療機関でも導入が当たり前みたいな風潮になってくれれば嬉しいのですが。

そもそもノー残業手当とは何かという説明をしておきます。

これはその名のとおりその月に残業をしなかった場合に出る手当のことです。

それなら残業した場合はどうかといいますとそこには当然残業手当が出ます。

だったら結局どうなっているのかということですが、現在この制度を導入しているはるやまホールディングスの例を見ると以下のようになっています。

 

・残業が0時間の場合は満額支給(15,000円)

・残業手当が5,000円の場合 → 15,000円-5000円=10,000円がノー残業手当として支給

残業代と合わせて合計15,000円となる

・残業手当が20,000円の場合 → 残業手当を優先する(ノー残業手当なし)

 

これは一般企業だから出来ることなのか、それもその企業の経営者だからこそ出来ることなのかは分かりませんが1つ言えることは間違いなく残業は削減されるだろうってことです。

現実問題として医療事務は薄給ですので毎月一定の残業代を見越した働き方をしている人っていると思います。

時間内に終わらせようとすれば出来ないことではない、

でもそこまで詰めずになおかつ短時間の残業を月数回すれば業務量的にも苦しくはないし一定の残業手当はつくし、

上司から注意されることもないのでそれがベスト、として働いている人がいてもおかしくはありません。

そのような人にただ単に残業時間を減らして下さいといってもそれは給料を減らす行為なので積極的に行ってくれるはずがありません。

そんな時にこのノー残業手当があれば残業をなくすモチベーションが生まれますのでとても効果的なのです。

社会的な認知はまだまだですがこれから広まってくれればいいなと思います。

まとめ

今回紹介した5つの方法は残業削減には有効であるといえます。

1つ取り入れるでもいいですし、複数絡ませていくのもいいと思います。

ぜひ試してみて下さい。

その中でもやはり1番難しいのは 4.残業観の教え です。

仕事も人生もその肝は自分でいかなるマインドセットを構築するかということになりますので、

その点をしっかり学び周りにも伝えていきたいと思います。

 

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