仕事の進め方、効率化を行おうとするとき必ず出てくるのがＰＤＣＡです。
どの業種でも「仕事の基本はＰＤＣＡ」とよく言われています。
簡単に説明しますと
Ｐｌａｎ：計画を立てる
Ｄｏ：実行する
Ｃｈｅｃｋ：評価する
Ａｃｔｉｏｎ：改善する
ということをＰ→Ｄ→Ｃ→ＡときてＡからまた次のＰに進む、というようにクルクル回します。
これをＰＤＣＡサイクルと言い、仕事の質を高めるためにはこのサイクルをどんどん回していきましょうということは、みなさんよく耳にしていることでしょう。
ただ、意味、原理はわかるけど実際使うとめんどくさい、とか、ない方が仕事が早い、使いづらいなどと感じている人も中にはいるんじゃないでしょうか。
そんな人たちに知ってほしいのが「PDR」という手法です。
この記事を最後まで読んで貰うと「PDR仕事術」って一体何なのかがわかります。
このPDR仕事術を知ってもらうことで、明日からの仕事の効率がきっと良くなることでしょう。
目次
PDCAを遥かに超えるPDR仕事術とは【まるっと解説】
結論
変化が激しい今の時代に使うべきはＰＤＲです。
PDR仕事術とは
ＰＤＣＡのメリット、デメリット
まず最初にＰＤＣＡのメリット、デメリットを確認しておきます。
ＰＤＣＡのメリットは目標を明確にしそこに焦点をあて、改善活動を実行できる点にあります。
そしてＰＤＣＡは１回で終了ではなく、１サイクルで得られた結果をもとに次のサイクルを回すということを何度も繰り返し行います。
これによって目標の達成や問題の解決へ繋げていくことができます。
もうひとつのメリットは、このサイクルによって物事の事象そしてそれに対する考え方が整理でき、課題が明確にできるということが挙げられます。
その結果、状況ごとにするべきことがはっきりし、迷うこともなくなります。
反対にデメリットはというとスピード感に欠ける、１つ１つの工程に結構時間をとられる、サイクルを回すことに気をとられると問題の本質を見逃しやすくなる、といったように実際に有用に使えている場合って割と少なかったりします。
結局ＰＤＣＡという言葉だけが１人歩きをしていて、ＰＤＣＡをするつもりがＰ→Ｄ→Ｐ→Ｄと計画を立て直しているだけだったり、１回サイクルを回してみたが続かないみたいなことが起こりがちになります。
ＰＤＣＡの本質
そもそもＰＤＣＡの本質って何なのでしょう。
ＰＤＣＡの肝は「Ｃｈｅｃｋ」と「Ａｃｔｉｏｎ」であり、またサイクルを回し続けることが大切です。
ここのポイントを押さえられていればＰＤＣＡを有効に使えるわけで、決してＰＤＣＡがダメと言っているのではありません。
要は使い方の問題です。
ですがこの「Ｃｈｅｃｋ」と「Ａｃｔｉｏｎ」にたどり着くには必ず「Ｐｌａｎ」が必要です。
そうです、このＰＤＣＡという手法は「Ｐｌａｎ」ありきなのです。
しかし「Ｄｏ」していく中で「Ｐｌａｎ」が変わっていくのが、変化の激しい現在の社会情勢、仕事情勢です。
その中で最初に立てた「Ｐｌａｎ」を守り抜くのは、もはや時代遅れな考え方です。
多様な変化に対してそのつど対応し、小さな成功を積み重ねる、そういうスタンスの方が今の時代には合っています。
だとするとＰＤＣＡではもう対応しきれなくなってくるのです。
そこでこのＰＤＣＡとはまったく違うアプローチで、課題に取り組む方法の１つがＰＤＲなのです。
ＰＤＲとは？
PDRとは
Ｐｒｅｐ（Ｐｒｅｐａｒａｔｉｏｎ）：準備
Ｄｏ：行動
Ｒｅｖｉｅｗ：評価
の頭文字をとってそう呼ばれています。
つまり、Ｐｒｅｐ→Ｄｏ→Ｒｅｖｉｅｗというサイクルを回します。
日本語で書くと準備→行動→評価となります。
いたって当たり前、いたって普通じゃないかと思われるかもしれませんが、それぞれにポイントがあるので説明していきます。
Ｐｒｅｐ：準備
ここでは具体的にこれから何をするのか、どのように実行するのか、行動の目的、狙いなどを事前準備、予測として決めます。
なるべく不安をなくし、おもいっきり行動するためのＰｒｅｐです。
Ｄｏ：行動
ここは準備した通りに行動します。
この時点で考えて新たな行動を付け加えることはしません。
そのまま行うＤｏです。
Ｒｅｖｉｅｗ：評価
準備が良かったかどうかを評価します。
そしてその評価から得たこと、学んだことを次のＰｒｅｐに活かします。
つまり簡単に言えば、ＰＤＲサイクルとは予測の精度を上げるサイクルです。
このサイクルでは予測力を鍛えることが一番大事になります。
そのためにＰｒｅｐを磨き、何も考えずにＤｏし、次のＰｒｅｐの精度を上げるためにＲｅｖｉｅｗするのです。
説明だけではイメージしづらいですので、例を見てみましょう。
ＰＤＲを使う場面は仕事に限りません。
ここでは本を読むときの使い方を紹介します。
Ｐｒｅｐ：
この本を読むのにどれくらいかかるだろう？
ぱっと見て自分が知っている内容が結構書かれているようなので飛ばし読みできるな。
さらに自分が一番読みたいのは５章なので５章の部分はある程度時間がかかるだろうから、そこを含めて考えてもこの本は１時間で読めるだろう。
いや待てよ、自分は自分の能力を高く見積もり過ぎる傾向があるから、もう１０分余裕を持たせて１時間１０分にしよう。
Ｄｏ：
１時間１０分と決めて実際行う→終わってから時間を見る
Ｒｅｖｉｅｗその①：
実際は５５分→意外と真ん中まで読むべき所が少なくて早く終わったな。
だったらこういうタイプの本は早く読めるな。
Ｒｅｖｉｅｗその②：
実際は１時間２０分→なんで時間オーバーしたのか。
５章を読もうと思ったけど意外と３章に面白いことが入っていて、その結果少し時間がかかってしまったな。
このタイプの本は自分の見積りよりも時間がかかるもんだな。
この例だとＲｅｖｉｅｗの結果次のＰｒｅｐの精度が上がり、自分の読書の時間管理能力が上昇します。
ここでのポイントは、自分が何分で終わるかを当てる（予測する）ことが大事ということです。
予想よりも早くても遅くてもダメです。
過去のＲｅｖｉｅｗの積み重ねにより、精度の高い予測力を身につけることが重要です。
ＰＤＲの本質
このＰＤＲが優れているところは
①状況予測力、対応力が上がる
②タイムマネジメント力が上がる
③早くサイクルが回せる
④回せば回すほど精度が増す
という点にあります。
Ｐｒｅｐ（準備）なしに問題に対処した場合、僕たちはその行動をありふれた普通のことととらえ、そこに存在する可能性に気づくことはありません。
また予定通りに進まないことがあっても、そこから何か学びとろうという評価の姿勢がなければ、時間の管理など到底できません。
ＰＤＲを日常の習慣として取り入れることによって、効率的な行動力、思考力が身につきます。
医療事務にPDR仕事術を取り入れる
ＰＤＲの手法は特にレセプト点検の際に有効に働きます。
レセプト点検こそタイムマネジメント力が試されます。
というのも時間管理という概念がなければ、レセプト点検っていくらでも時間をかけられてしまうからです。
そしてレセプトは点検者の能力次第で精度の高い、低いがはっきり出ます。
また、点検者の能力次第で点検時間はさまざまです。
基本的に新人とベテランは、点検時間は短くて済みます。
ベテランは見るところがわかっているからであり、逆に新人は何が間違っているかがわからないから見るところがないからです。
最も時間がかかるのは、その中間のポジションの人です。
つまりある程度はわかっているが、熟知しているくらいのレベルではないという場合です。
こういった場合は点数本、薬効表、検査本などをたずさえて、わからない所は逐一調べていく形になります。
この場合、漠然と自分の持ち分を機械的に見ていけば、当然時間がかかります。
そしてまたレセプト点検なんだから時間はかかるもの、としてそれが普通のことであると錯覚してしまいます。
そうなると当然次のＰｒｅｐもないわけで、レセプト点検の能力など上がるはずもありません。
そりゃあ経験値が増えれば点検速度はそれなりに上がります。
でも、それでも僕から見るとまだまだ遅いです。
それは速く見る意識、どこに重点を置いて見るかという意識がないからです。
速度よりも正確さ、精度が大事という人もいるでしょう。
ですがそういう考えでは成長しません。
速度と精度は両立できます。
そんなの無理っていう人はじゃあそれを試しましたか？
毎月レセプト点検前に点検時間はこれぐらい、点検ポイントはここ、って予測を立て、終わった時に時間は予測とこれだけずれていた、ずれていた原因は○○で、思っていたよりも△△なところに手こずった。
だから来月までに自分の点検スキルをここまで上げるよう。
そのためには参考文献を読み込むだとか、点数本を随時見るようにするだとかの対策をとろう、というところまでして初めて速度と精度についての意見が言えるのです。
ここまでしてなおかつ両立はできないというのならばＰＤＲをさらに回して下さい。
回せば回すほど自分の限界値が上がっていくはずです。
ＰＤＲってそういうものなのです。
まとめ
ＰＤＣＡを遥かに超える仕事術、それがＰＤＲです。
ですが仕事ではまだＰＤＲって馴染みがないです。
というか僕の周りでＰＤＲなんて手法を知っている人なんていません。
医療の世界ではまだまだＰＤＣＡ全盛です。
ＰＤＣＡこそが業務改善するための鉄板の手法だという風に思われています。
しかし本文中で話したように、この変化の激しい時代にはまずプランどおりにものごとは進まないのです。
ＰＤＣＡにはそこに柔軟に対応するための懐の深さというものがありません。
だからＰＤＣＡを回すつもりがＰＤ→ＰＤを繰り返しているだけみたいに残念なサイクルになっちゃたりもするのです。
だからこそ変化が激しい今の時代に使うべきは「ＰＤＲ」なのです。
ためしに１度ＰＤＲを使ってみましょう！
PDCAを遥かに超えていることが、きっと実感できるでしょう。
