仕事の進め方、効率化を行おうとする時必ず出てくるのがＰＤＣＡです。どの業種でも「仕事の基本はＰＤＣＡ」とよく言われています。
簡単に説明しておきますと、
Ｐｌａｎ：計画を立てる
Ｄｏ：実行する
Ｃｈｅｃｋ：評価する
Ａｃｔｉｏｎ：改善する
ということをＰ→Ｄ→Ｃ→ＡときてＡからまた次のＰに進む、というようにクルクルと回します。これをＰＤＣＡサイクルと言い、仕事の質を高める為にはこのサイクルをどんどん回して行きましょうとされています。
ただ、意味、原理は分かるけど実際使うとめんどくさい、とか、ない方が仕事が早い、使いづらいなどと感じている人もいるんじゃないでしょうか。
そこで今回は別の方法でＰＤＲ法というのがあるので紹介したいと思います。
ＰＤＣＡのメリット、デメリット
ＰＤＣＡのメリットは目標を明確にしそこに焦点をあて、改善活動を実行出来る点にあります。
そしてＰＤＣＡは１回で終了ではなく１サイクルで得られた結果をもとに次のサイクルを回すということを何度も繰り返し行います。これによって目標の達成や問題の解決へ繋げていくことが出来ます。
もうひとつのメリットは、このサイクルによって物事の事象そしてそれに対する考え方が整理出来、課題が明確に出来るということが上げられます。
その結果、状況ごとにするべきことがはっきりし、迷うこともなくなります。
反対にデメリットはというとスピード感に欠ける、１つ１つの工程に結構時間をとられる、サイクルを回すことに気をとられると問題の本質を見逃しやすくなるといったように実際に有用に使えている場合って割と少なかったりします。
結局ＰＤＣＡという言葉だけが１人歩きをしていてＰＤＣＡをするつもりがＰ→Ｄ→Ｐ→Ｄと計画を立て直しているだけだったり、１回サイクルを回してみたが続かないみたいなことが起こりがちです。
ＰＤＣＡの本質
ＰＤＣＡの肝はＣｈｅｃｋとＡｃｔｉｏｎであり、またサイクルを回し続けることが大切です。
ここのポイントを押さえられていればＰＤＣＡを有効に使える訳でここではＰＤＣＡがダメと言っているのではありません。要は使い方の問題です。
このＰＤＣＡに対して全く違うアプローチで課題に取り組む方法の１つにＰＤＲがあります。
ＰＤＲとは？
Ｐｒｅｐ（Ｐｒｅｐａｒａｔｉｏｎ）：準備
Ｄｏ：行動
Ｒｅｖｉｅｗ：評価
の頭文字をとってそう呼ばれています。
つまりＰｒｅｐ→Ｄｏ→Ｒｅｖｉｅｗというサイクルを回します。
日本語で書くと準備→行動→評価となります。
いたって当たり前、いたって普通じゃないかと思われるかもしれませんがそれぞれにポイントがあるので説明していきます。
Ｐｒｅｐ：準備
ここでは具体的にこれから何をするのか、どのように実行するのか、行動の目的、狙いなどを事前準備、予測として決めます。
なるべく不安をなくしおもいっきり行動する為のＰｒｅｐです。
Ｄｏ：行動
ここは準備した通りに行動します。この時点で考えて新たな行動を付け加えることはしません。
そのまま行うＤｏです。
Ｒｅｖｉｅｗ：評価
準備が良かったかどうかを評価します。
そしてその評価から得たこと、学んだことを次のＰｒｅｐに活かします。
要するにどういうこと？
簡単に言えばＰＤＲサイクルとは予測の精度を上げるサイクルです。
このサイクルでは予測力を鍛えることが一番大事になります。
その為にＰｒｅｐを磨き、何も考えずにＤｏし、次のＰｒｅｐの精度を上げる為にＲｅｖｉｅｗする訳です。
例えばどう使う？
ＰＤＲは仕事に限らず使えます。例として本を読む場合は次のようになります。
Ｐｒｅｐ：
この本を読むのにどれくらいかかるだろう？ぱっと見て自分が知っている内容が結構書かれているようなので飛ばし読みできるな。
更に自分が一番読みたいのは５章なので５章の部分はある程度時間がかかるだろうからそこを含めて考えてもこの本は１時間で読めるだろう。
いや待てよ、
自分は自分の能力を高く見積もり過ぎる傾向があるからもう１０分余裕を持たせて１時間１０分にしよう。
Ｄｏ：
１時間１０分と決めて実際行う→終わってから時間を見る
Ｒｅｖｉｅｗその①：
実際は５５分→意外と真ん中まで読むべき所が少なくて早く終わったな。だったらこういうタイプの本は早く読めるな。
Ｒｅｖｉｅｗその②：
実際は１時間２０分→なんで時間オーバーしたのか。５章を読もうと思ったけど意外と３章に面白いことが入っていてその結果少し時間がかかってしまったな。このタイプの本は自分の見積りよりも時間がかかるもんだな。
この例だとＲｅｖｉｅｗの結果次のＰｒｅｐの精度が上がり自分の読書の時間管理能力が上昇していきます。
ここでのポイントは自分が何分で終わるかを当てる（予測する）ことが大事ということです。予想よりも早くても遅くてもダメです。
過去のＲｅｖｉｅｗの積み重ねにより精度の高い予測力を身につけることが重要です。
ＰＤＲの本質
このＰＤＲが優れている所は①状況予測力、対応力が上がる ②タイムマネジメント力が上がる ③早くサイクルが回せる ④回せば回すほど精度が増す という点にあります。
Ｐｒｅｐ（準備）なしに問題に対処した場合、私達はその行動をありふれた普通のことと捉え、そこに存在する可能性に気付くことはありません。
また、予定通りに進まないことがあってもそこから何か学びとろうという評価の姿勢がなければ時間の管理など到底出来ないのです。
ＰＤＲを日常の習慣として取り入れることによって効率的な行動力、思考力が身についてきます。
医療事務にはどう活かす？
ＰＤＲの手法は特にレセプト点検の際に有効に働きます。
レセプト点検こそタイムマネジメント力が試されます。というのも時間管理という概念がなければレセプト点検っていくらでも時間をかけられてしまうからです。
そしてレセプトは点検者の能力次第で精度の高い、低いがはっきり出ます。また、点検者の能力次第で点検時間は様々です。
基本的に新人とベテランは点検時間は短くて済みます。ベテランは見る所が分かっているからであり、逆に新人は何が間違っているかが分からないからです。
最も時間がかかるのはその間のポジションです。解釈、薬効、検査本などをたずさえて分からない所は逐一調べないといけないのですから。
そうした時に漠然と自分の持ち分を機械的に見ていけば当然時間はかかりますし、そしてここが大事なのですがレセプト点検なんだから時間はかかるもの、としてそれが普通のことであるとしか捉えられなくなるのです。
そうなると当然次のＰｒｅｐもない訳ですからレセプトの能力など上がる筈もないのです。そりゃ経験値が増えれば点検速度はそれなりに上がります。でも、それでも私から見るとまだまだ遅いです。
それは速く見る意識、どこに重点を置いて見るかという意識がないからです。
速度よりも正確さ、精度だという意見ごもっともです。ですがそういう考えでは成長していけません。速度と精度は両立出来ます。
そんなの無理っていう人はじゃあそれを試しましたか？
毎月レセプト点検前に点検時間はこれぐらい、点検ポイントはどこ、って予測を立て、終わった時に時間は予測とこれだけずれていた、ずれていた原因は○○で、思っていたよりも△△な所に手こずった。
だから来月までに自分の点検スキルをここまで上げる。その為には参考文献を読み込むだとか、解釈を随時見るようにするだとかの対策をとろう。という所までして初めて速度と精度についての意見が言えるのです。
ここまでしてなおかつ両立は出来ないというのならばＰＤＲを更に回して下さい。
回せば回すほど自分の限界値が上がっていく筈です。ＰＤＲってそういうものなのです。
まとめ
レセプト点検って医療事務の中で花形と見るむきもあるみたいですが、私はそうは思っていません。というかいずれなくなる業務です。
今すぐは無理でもだんだんとＡＩ、ＩＴに取って代わられていきます。ここの所は以前にも書いた通りです。
⇒⇒⇒医療事務の将来性とは？
大事なことは医療事務のプロならば当然成果を出さないといけないということです。
時間をかけて見たレセプトの査定がなかったとなれば次は時間をかけないで同じことを目指さないとプロとは言えません。
時間というリソースをどう効率よく使えるか、医療事務員のコストパフォーマンスを良くするにはどうすべきか、ここを常に頭に置いておくべきです。
そう考えた時ＰＤＲは自分の強い味方となってくれるでしょう。
ぜひ明日からＰＤＲな思考で日常を過ごしてみてほしいと思います。何か自分が変化していることに気付けると思います。
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