PDCAを遥かに超えるPDR仕事術とは【まるっと解説】

仕事の進め方、効率化を行おうとするとき必ず出てくるのがPDCAです。

どの業種でも「仕事の基本はPDCA」とよく言われています。

簡単に説明しますと

Plan:計画を立てる

 

Do:実行する

 

Check:評価する

 

Action:改善する

ということをP→D→C→AときてAからまた次のPに進む、というようにクルクル回します。

これをPDCAサイクルと言い、仕事の質を高めるためにはこのサイクルをどんどん回していきましょうということは、みなさんよく耳にしていることでしょう。

ただ、意味、原理はわかるけど実際使うとめんどくさい、とか、ない方が仕事が早い、使いづらいなどと感じている人も中にはいるんじゃないでしょうか。

そんな人たちに知ってほしいのが「PDR」という手法です。

この記事を最後まで読んで貰うと「PDR仕事術」って一体何なのかがわかります。

このPDR仕事術を知ってもらうことで、明日からの仕事の効率がきっと良くなることでしょう。

PDCAを遥かに超えるPDR仕事術とは【まるっと解説】

 

結論

 

変化が激しい今の時代に使うべきはPDRです。

PDR仕事術とは

PDCAのメリット、デメリット

まず最初にPDCAのメリット、デメリットを確認しておきます。

PDCAのメリットは目標を明確にしそこに焦点をあて、改善活動を実行できる点にあります。

そしてPDCAは1回で終了ではなく、1サイクルで得られた結果をもとに次のサイクルを回すということを何度も繰り返し行います。

これによって目標の達成や問題の解決へ繋げていくことができます。

もうひとつのメリットは、このサイクルによって物事の事象そしてそれに対する考え方が整理でき、課題が明確にできるということが挙げられます。

その結果、状況ごとにするべきことがはっきりし、迷うこともなくなります。

反対にデメリットはというとスピード感に欠ける、1つ1つの工程に結構時間をとられる、サイクルを回すことに気をとられると問題の本質を見逃しやすくなる、といったように実際に有用に使えている場合って割と少なかったりします。

結局PDCAという言葉だけが1人歩きをしていて、PDCAをするつもりがP→D→P→Dと計画を立て直しているだけだったり、1回サイクルを回してみたが続かないみたいなことが起こりがちになります。

PDCAの本質

そもそもPDCAの本質って何なのでしょう。

PDCAの肝は「Check」と「Action」であり、またサイクルを回し続けることが大切です。

ここのポイントを押さえられていればPDCAを有効に使えるわけで、決してPDCAがダメと言っているのではありません。

要は使い方の問題です。

ですがこの「Check」と「Action」にたどり着くには必ず「Plan」が必要です。

そうです、このPDCAという手法は「Plan」ありきなのです。

しかし「Do」していく中で「Plan」が変わっていくのが、変化の激しい現在の社会情勢、仕事情勢です。

その中で最初に立てた「Plan」を守り抜くのは、もはや時代遅れな考え方です。

多様な変化に対してそのつど対応し、小さな成功を積み重ねる、そういうスタンスの方が今の時代には合っています。

だとするとPDCAではもう対応しきれなくなってくるのです。

そこでこのPDCAとはまったく違うアプローチで、課題に取り組む方法の1つがPDRなのです。

PDRとは?

PDRとは

Prep(Preparation):準備

 

Do:行動

 

Review:評価

の頭文字をとってそう呼ばれています。

つまり、Prep→Do→Reviewというサイクルを回します。

日本語で書くと準備→行動→評価となります。

いたって当たり前、いたって普通じゃないかと思われるかもしれませんが、それぞれにポイントがあるので説明していきます。

Prep:準備

 

ここでは具体的にこれから何をするのか、どのように実行するのか、行動の目的、狙いなどを事前準備、予測として決めます。

 

なるべく不安をなくし、おもいっきり行動するためのPrepです。

 

Do:行動

 

ここは準備した通りに行動します。

 

この時点で考えて新たな行動を付け加えることはしません。

 

そのまま行うDoです。

 

Review:評価

 

準備が良かったかどうかを評価します。

 

そしてその評価から得たこと、学んだことを次のPrepに活かします。

つまり簡単に言えば、PDRサイクルとは予測の精度を上げるサイクルです。

このサイクルでは予測力を鍛えることが一番大事になります。

そのためにPrepを磨き、何も考えずにDoし、次のPrepの精度を上げるためにReviewするのです。

 

説明だけではイメージしづらいですので、例を見てみましょう。

PDRを使う場面は仕事に限りません。

ここでは本を読むときの使い方を紹介します。

Prep:

 

この本を読むのにどれくらいかかるだろう?

 

ぱっと見て自分が知っている内容が結構書かれているようなので飛ばし読みできるな。

 

さらに自分が一番読みたいのは5章なので5章の部分はある程度時間がかかるだろうから、そこを含めて考えてもこの本は1時間で読めるだろう。

 

いや待てよ、自分は自分の能力を高く見積もり過ぎる傾向があるから、もう10分余裕を持たせて1時間10分にしよう。

Do:

 

1時間10分と決めて実際行う→終わってから時間を見る

Reviewその①:

 

実際は55分→意外と真ん中まで読むべき所が少なくて早く終わったな。

 

だったらこういうタイプの本は早く読めるな。

Reviewその②:

 

実際は1時間20分→なんで時間オーバーしたのか。

 

5章を読もうと思ったけど意外と3章に面白いことが入っていて、その結果少し時間がかかってしまったな。

 

このタイプの本は自分の見積りよりも時間がかかるもんだな。

この例だとReviewの結果次のPrepの精度が上がり、自分の読書の時間管理能力が上昇します。

ここでのポイントは、自分が何分で終わるかを当てる(予測する)ことが大事ということです。

予想よりも早くても遅くてもダメです。

過去のReviewの積み重ねにより、精度の高い予測力を身につけることが重要です。

PDRの本質

このPDRが優れているところは

①状況予測力、対応力が上がる

 

②タイムマネジメント力が上がる

 

③早くサイクルが回せる

 

④回せば回すほど精度が増す

という点にあります。

Prep(準備)なしに問題に対処した場合、僕たちはその行動をありふれた普通のことととらえ、そこに存在する可能性に気づくことはありません。

また予定通りに進まないことがあっても、そこから何か学びとろうという評価の姿勢がなければ、時間の管理など到底できません。

PDRを日常の習慣として取り入れることによって、効率的な行動力、思考力が身につきます。

医療事務にPDR仕事術を取り入れる

PDRの手法は特にレセプト点検の際に有効に働きます。

レセプト点検こそタイムマネジメント力が試されます。

というのも時間管理という概念がなければ、レセプト点検っていくらでも時間をかけられてしまうからです。

そしてレセプトは点検者の能力次第で精度の高い、低いがはっきり出ます。

また、点検者の能力次第で点検時間はさまざまです。

基本的に新人とベテランは、点検時間は短くて済みます。

ベテランは見るところがわかっているからであり、逆に新人は何が間違っているかがわからないから見るところがないからです。

最も時間がかかるのは、その中間のポジションの人です。

つまりある程度はわかっているが、熟知しているくらいのレベルではないという場合です。

こういった場合は点数本、薬効表、検査本などをたずさえて、わからない所は逐一調べていく形になります。

この場合、漠然と自分の持ち分を機械的に見ていけば、当然時間がかかります。

そしてまたレセプト点検なんだから時間はかかるもの、としてそれが普通のことであると錯覚してしまいます。

そうなると当然次のPrepもないわけで、レセプト点検の能力など上がるはずもありません。

そりゃあ経験値が増えれば点検速度はそれなりに上がります。

でも、それでも僕から見るとまだまだ遅いです。

それは速く見る意識、どこに重点を置いて見るかという意識がないからです。

速度よりも正確さ、精度が大事という人もいるでしょう。

ですがそういう考えでは成長しません。

速度と精度は両立できます。

そんなの無理っていう人はじゃあそれを試しましたか?

毎月レセプト点検前に点検時間はこれぐらい、点検ポイントはここ、って予測を立て、終わった時に時間は予測とこれだけずれていた、ずれていた原因は○○で、思っていたよりも△△なところに手こずった。

だから来月までに自分の点検スキルをここまで上げるよう。

そのためには参考文献を読み込むだとか、点数本を随時見るようにするだとかの対策をとろう、というところまでして初めて速度と精度についての意見が言えるのです。

ここまでしてなおかつ両立はできないというのならばPDRをさらに回して下さい。

回せば回すほど自分の限界値が上がっていくはずです。

PDRってそういうものなのです。

まとめ

 

PDCAを遥かに超える仕事術、それがPDRです。

ですが仕事ではまだPDRって馴染みがないです。

というか僕の周りでPDRなんて手法を知っている人なんていません。

医療の世界ではまだまだPDCA全盛です。

PDCAこそが業務改善するための鉄板の手法だという風に思われています。

しかし本文中で話したように、この変化の激しい時代にはまずプランどおりにものごとは進まないのです。

PDCAにはそこに柔軟に対応するための懐の深さというものがありません。

だからPDCAを回すつもりがPD→PDを繰り返しているだけみたいに残念なサイクルになっちゃたりもするのです。

だからこそ変化が激しい今の時代に使うべきは「PDR」なのです。

ためしに1度PDRを使ってみましょう!

PDCAを遥かに超えていることが、きっと実感できるでしょう。

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