医事関連のテーマを中心に感じたこと、考えたことを綴っていきます

あなたの仕事はなぜ終わらないのか?~仕事効率化論~

医療事務の業務って多種多様です。

受付、電話対応、レセプト以外にも自賠責請求や労災請求、健診関係、診療情報関係等いろいろあります。それを決められた人数でこなしていこうとするとどうしても仕事の効率化というものが必要になります。

さて、どうしていくのがいいのでしょうか?

引き継ぐんじゃない、考えるんだ!

管理者として医事課の全ての業務を把握しているつもりですが、実際どのようなやり方をしているのかは担当者に任せている状態です。

どれぐらいのボリュームで時間はどれほどかかるかなどは、担当者しか分かりませんでした。なので以前全体の業務の見直しをかけた時ひとつひとつ細かく聞いて回りました。

例えば私が同じ業務をするとして時間内で終わるであろうと予測出来るものが残業しないと終わっていない業務がありました。

その1
私「この業務手順の中で○○は何の為にやっているの?省いたらダメなの?」
担当者A「前任者から引き継いだ通りなので分かりません」

その2
私「(同じ質問)」
担当者B「前からずっとこのやり方です」

だから何ですかっていう話です。これでは仕事と呼べません。思考力が停止しています。

そもそも前任者から引き継いだとしても前から続けてきたとしても、その時と今じゃ状況が違います。おのおのが持っている業務量だって違うし、置かれている環境、立場も変化している。

以前なら出来なかったことが今ならシステム上出来るようになっているかもしれない。また、その当時していた取り決めが今は意味がなくなっている可能性だってあります。でも、そんな検証はしていません。

もし検証なんかして変更出来る所が出て来たら、またマニュアルを変えないといけないし、覚え直すことが出るかもしれない。そんなわずらわしいことは嫌なのです。

少々残業することになっても今まで通りが1番なのです。

もう1つの理由は自分の担当業務が効率化され簡素化されてしまうとその空いた部分に新たな業務を入れられてしまう、そうなるとまた覚えないといけないし、今より忙しくなったら困る、という考えです。

要は変化が嫌なのです。脳は基本的に変化を嫌うように出来ているのでこれは本能なのですが、仕事とは意志力を発揮して能動的に行うものです。やらされていることは仕事とは言えません。

また変化することが嫌、しんどいと言う人がいますが、物事は常に変化していくものです。変化なくして向上、成長はありません。まわりが変化している中での現状維持は衰退あるのみです。

変化がしんどいという人は変化を受け身で感じるているから、振り回され感ばかり増して苦痛なのです。自ら変化を生み出していく、変化の中に飛び込んでいくことが出来ないといつまで経っても苦しいです。

とっとと終わらせるにはどうする?

3つあります。

1つ目は何がゴールなのかを明確にすることです。それは書類の完成なのか、請求の完了なのか、入力の完了なのか。そして、それを達成する最速の方法を考え編み出すこと。引き継がれてきた手順等は無視です。

大切なのは自分で試行錯誤することです。

2つ目は決して完璧を求めないということです。それよりもとりあえず終わらせることを目指すこと。

完璧主義より完了主義です。

3つめはマルチタスクじゃなくシングルタスクで、です。

要は1点集中で一気にしてしまうことです。マルチタスクははたから見ているといかにも仕事してます的な感じに見えますが、はっきりいって効率悪いです。どれもこれも中途半端であんまり進んでいないことがよくあります。

唯一日々のルーチン化している作業においてはマルチタスクも有効だということですが、基本的には1つ1つ片づけていくべきです。

高い生産性とは何か?

限られた時間のなかでいかに集中して仕事を完了させられるか。そういう意識づけを普段から行えているかどうかにつきます。朝一の段階で今日は残業しよう、って思っている人は既に仕事に向かっていないのです。その意識をまず変えるべきです。

まとめ

医療事務の給与が低いのは現実です。ですが、常に定時に帰れて自分の時間が持てるようになれば、その時間を自己研鑽にあててもいいし、リラックスタイムにも出来るし今よりももっと充実感が増す筈です。

キャリアアップの為の勉強に使えば将来的に給与アップに寄与するかもしれません。そういう意味では残業なんてないに越したことはないのです。

ですが多くの人は低い給与を嘆き、残業を当然あるものだと思い、自分を可哀想な人と見ています。これってすごく滑稽に見えます。

努力すれば変えられるのに、なぜ行動しないんだろうって。そして、どうすればそのような考え方を変えるように仕向けられるのか?

上司の悩みは尽きないのです。

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